El caso de los tablones de anuncios:

 Hablando de gestión visual y en concreto de poner en evidencia la mejora continua de la fábrica o de la oficina;  es imprescindible involucrar a toda la organización, desde las oficinas que suelen vivir desconectadas del día a día de la fábrica, hasta el personal eventual o externo, que no suele estar vinculado en la empresa pero que nos ayuda a mejorar los procesos.

Hoy en día tenemos el ejemplo de las Redes Sociales (RRSS); nunca antes se había manejado información con tanta velocidad y facilidad de que llegue a todo el mundo, que todo el mundo se involucre y todo el mundo comparta. En la empresa las "redes sociales oficiales" son los tablones de información ¿Por qué no funcionan?

Habitualmente las empresas suelen disponer en cada departamento o área de un tablón donde recogen sus actividades: alguna planificación mensual o semanal, indicadores de calidad o  servicio, Kpi’s e información general del departamento, personas, ideas, A3’s... Alguien, generalmente la misma persona que lo lleva haciendo desde el principio, es el encargado de gestionar este tablón y al final acaba siendo solo esa persona la que conoce y entiende lo que aparece en él,  acaso algún colega de café o su jefe, si es medianamente responsable de sus colaboradores o celoso de sus datos. Ese tablón se convierte en un periódico usado al que nadie presta atención salvo para cortar un trocito de papel y anotar algo.

Pero ¿Cómo hacer que esta información sea relevante para el departamento y para toda la fábrica, como hacer que todo el mundo se implique en este tablón y le de utilidad? Lo primero es que no debe existir una sola persona que sea responsable del tablón, esta función debe hacerse rotando todo el  personal del departamento, todo el mundo tendrá que saber gestionar en el tablón los indicadores, las diferentes áreas de información, el software para la gestión de los datos, calcular los indicadores… es decir, todo el personal del departamento tendrá que involucrarse y por tanto, lo considerarán como SU tablón y SUS datos, dentro de la rotación incluyo también al máximo responsable del departamento.
Otra ventaja de este sistema es que los PROBLEMAS de la gestión se hacen visibles a todos, de manera que también se intentarán resolver entre todos  más rápidamente, creamos EQUIPO, tenemos flexibilidad, polivalencia y visibilidad.

Ya tenemos un área motivada y funcionando pero, ¿Qué pasa  en el resto de la empresa? Tendremos que tener a la misma persona de ese departamento dedicada a actualizar todos los tablones de toda la empresa como hace RR.HH., por ejemplo, cuando informa sobre  promociones internas, cursos, revisiones médicas, etc. O tal vez decidamos tener un solo tablón centralizado,  en un lugar muy  visible y especial de la empresa. En estos tablones, tan bien iluminados, pocas personas se detienen a leer porque no está “bien visto” en la empresa entretenerse en un tablón… ¿no?, eso es perder tiempo y  dinero… Estos tablones se leen un día a la semana todos juntos, mientras los del fondo miran el reloj.

Pero tal vez podamos cambiar esa dinámica; hagamos una reunión rápida semanal con todas las personas responsables de cada tablón de cada departamento (esas personas ya que rotan en su función). En esta reunión se difundirá la documentación de cada departamento para ser colocada en el tablón correspondiente de manera que la información fluya desde un punto central y donde los integrantes de la reunión también puedan discutir y transversalizar los problemas y soluciones encontrados en cada área. Además se definirá una área (que será la misma en cada tablón) para cada departamento de la fábrica, de manera que todos los tablones mantengan un orden y sea fácil acostumbrarse a ver la información en cualquier tablón pero cada uno con las peculiaridades del área.

Es cierto que desde hace tiempo ya se ha impuesto la utilización de grandes pantallas digitales con toda la información centralizada en las áreas de descanso o comunes pero esto no acerca la información al usuario, más bien acaba siendo una manera de convertir a las personas en espectadores y no en actores.

Un saludo.

Os leo.